Yammer - Công cụ Cộng tác Đổi mới và Hiệu quả trong Doanh nghiệp
Yammer là một nền tảng cộng tác nội bộ được Microsoft phát triển, cho phép các nhân viên trong cùng một tổ chức chia sẻ thông tin, tạo nội dung, kết nối và hợp tác với nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với các tính năng mạnh mẽ và linh hoạt, Yammer đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong bộ công cụ số của nhiều doanh nghiệp hiện đại.
Yammer là gì?
Yammer là một nền tảng mạng xã hội doanh nghiệp, cho phép các nhân viên trong cùng một tổ chức kết nối, trao đổi thông tin và hợp tác với nhau. Được ra mắt vào năm 2008, Yammer đã nhanh chóng trở thành một trong những công cụ cộng tác nội bộ hàng đầu trên thị trường, được hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn thế giới sử dụng.
Lịch sử và sự phát triển của Yammer
Yammer được phát triển bởi một nhóm kỹ sư có tầm nhìn xa trong lĩnh vực công nghệ thông tin, với mục tiêu tạo ra một nền tảng cộng tác nội bộ hiện đại và đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp. Được ra mắt vào năm 2008, Yammer ban đầu chỉ là một mạng xã hội dành cho các nhân viên trong cùng một công ty, nhưng sau đó đã không ngừng phát triển và mở rộng các tính năng, trở thành một nền tảng cộng tác toàn diện.
Trong những năm đầu, Yammer đã thu hút được sự chú ý và ủng hộ mạnh mẽ từ cộng đồng doanh nghiệp, với việc được vinh danh là "Công cụ của Năm" trong các giải thưởng về công nghệ. Năm 2012, Yammer đã được Microsoft mua lại với giá 1,2 tỷ USD, chứng minh sự thành công và tiềm năng của nền tảng này.
Kể từ khi trở thành một phần của Microsoft, Yammer đã tiếp tục được đầu tư và phát triển, với nhiều tính năng và tích hợp mới được bổ sung nhằm tăng cường khả năng cộng tác và năng suất của người dùng. Ngày nay, Yammer là một trong những nền tảng cộng tác nội bộ hàng đầu trên thị trường, được sử dụng bởi hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Các lĩnh vực ứng dụng của Yammer
Yammer không chỉ được ứng dụng trong các doanh nghiệp lớn, mà còn có thể mang lại lợi ích cho các tổ chức, cơ quan, trường học và các nhóm cộng đồng khác. Một số lĩnh vực ứng dụng chính của Yammer bao gồm:
- Doanh nghiệp: Yammer được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, giúp tăng cường sự kết nối, chia sẻ thông tin và hợp tác giữa các nhân viên, cũng như giúp cải thiện năng suất và hiệu quả của công việc.
- Chính phủ và công khai: Yammer có thể được ứng dụng trong các cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức công khai khác, để thúc đẩy sự trao đổi thông tin, tham gia của công chúng và tăng cường minh bạch.
- Giáo dục: Yammer có thể được sử dụng trong các trường học và viện đào tạo, giúp tăng cường sự gắn kết giữa giảng viên, sinh viên và nhân viên, cũng như hỗ trợ các hoạt động học tập và nghiên cứu.
- Cộng đồng: Yammer có thể được ứng dụng trong các nhóm cộng đồng, giúp kết nối và trao đổi thông tin giữa các thành viên, cũng như hỗ trợ các hoạt động và sáng kiến cộng đồng.
Với sự linh hoạt và khả năng tích hợp cao, Yammer có thể được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, mang lại lợi ích đáng kể cho các tổ chức và cộng đồng.
Các tính năng chính của Yammer
Yammer cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ, giúp tăng cường sự kết nối, chia sẻ thông tin và hợp tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng chính của Yammer:
Mạng xã hội doanh nghiệp
Yammer được thiết kế như một mạng xã hội dành riêng cho các nhân viên trong cùng một tổ chức, cho phép họ kết nối, chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Các nhân viên có thể tạo hồ sơ cá nhân, theo dõi các người khác, tham gia vào các nhóm và diễn đàn thảo luận, cũng như chia sẻ nội dung và bình luận về các chủ đề liên quan đến công việc.
Chia sẻ và cộng tác nội dung
Yammer cho phép các nhân viên chia sẻ các tài liệu, ảnh, video và các loại nội dung khác một cách nhanh chóng, thuận tiện. Họ có thể cùng nhau chỉnh sửa và cập nhật các tài liệu, tạo ra các dự án và kế hoạch làm việc chung.
Tìm kiếm và phát hiện thông tin
Yammer cung cấp các công cụ tìm kiếm và khám phá thông tin mạnh mẽ, giúp các nhân viên dễ dàng tìm được các thông tin, tài liệu, chuyên gia và nguồn lực cần thiết cho công việc.
Thông báo và cập nhật
Yammer cho phép các nhân viên nhận được thông báo về các hoạt động, sự kiện và cập nhật quan trọng một cách kịp thời, giúp họ luôn nắm bắt được tình hình và không bị bỏ lỡ thông tin.
Quản lý nhóm và dự án
Yammer hỗ trợ việc tạo lập và quản lý các nhóm làm việc, cũng như các dự án, giúp tổ chức công việc và hợp tác hiệu quả hơn.
Tích hợp với các ứng dụng khác
Yammer có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng, công cụ và dịch vụ khác như Microsoft Office 365, SharePoint, OneDrive, Salesforce, v.v., giúp tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong công việc.
Di động và truy cập từ xa
Yammer cung cấp các ứng dụng di động trên các nền tảng như iOS và Android, cũng như khả năng truy cập từ xa thông qua trình duyệt web, giúp các nhân viên có thể kết nối và hợp tác ngay cả khi không ở tại văn phòng.
Với các tính năng mạnh mẽ và toàn diện như vậy, Yammer đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong bộ công cụ số của nhiều doanh nghiệp hiện đại.
Lợi ích của việc sử dụng Yammer
Việc triển khai và sử dụng Yammer trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp tăng cường sự kết nối, chia sẻ thông tin, hợp tác và năng suất của nhân viên. Dưới đây là một số lợi ích chính của Yammer:
Tăng cường sự kết nối và giao tiếp nội bộ
Yammer giúp tạo ra một mạng xã hội doanh nghiệp, cho phép các nhân viên trong cùng một tổ chức kết nối và trao đổi thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Điều này giúp thúc đẩy sự gắn kết, trao đổi ý tưởng và hợp tác giữa các thành viên.
Cải thiện chia sẻ thông tin và tri thức
Yammer cho phép các nhân viên chia sẻ nhanh chóng các tài liệu, ý tưởng, kinh nghiệm và kiến thức, giúp lan tỏa thông tin và tri thức trong toàn tổ chức một cách hiệu quả hơn.
Thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nhóm
Các tính năng của Yammer như nhóm, dự án và bình luận nội dung giúp tăcường khả năng hợp tác giữa các nhân viên, thúc đẩy làm việc nhóm và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Tăng năng suất và hiệu quả công việc
Yammer giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức thông qua việc giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết, tăng tốc độ phản hồi và tập trung vào công việc quan trọng hơn.
Cải thiện sự tham gia và gắn kết của nhân viên
Việc sử dụng Yammer giúp tăng cường sự tham gia và gắn kết của nhân viên với tổ chức, thông qua việc tạo ra một môi trường làm việc năng động, cởi mở và cộng tác.
Thúc đẩy đổi mới và sáng tạo
Yammer tạo ra một nền tảng để các nhân viên chia sẻ ý tưởng, phát hiện những vấn đề mới và hợp tác để tìm ra các giải pháp sáng tạo, góp phần thúc đẩy quá trình đổi mới trong doanh nghiệp.
Cải thiện sự hài lòng và giữ chân nhân tài
Việc triển khai Yammer giúp cải thiện mức độ hài lòng và gắn kết của nhân viên với tổ chức, từ đó góp phần giữ chân các nhân tài quan trọng.
Tóm lại, Yammer mang lại nhiều lợi ích tổng thể cho doanh nghiệp, từ việc tăng cường sự kết nối và hợp tác nội bộ đến cải thiện năng suất, đổi mới và giữ chân nhân tài. Đây là lý do vì sao Yammer đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong bộ công cụ số của nhiều doanh nghiệp hiện đại.
Cách sử dụng Yammer hiệu quả
Để tối đa hóa lợi ích của Yammer, các doanh nghiệp cần triển khai và sử dụng nền tảng này một cách hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo và hướng dẫn về cách sử dụng Yammer hiệu quả:
Xây dựng văn hóa cộng tác
Trước khi triển khai Yammer, doanh nghiệp cần xây dựng và thúc đẩy một văn hóa cộng tác trong tổ chức. Điều này bao gồm khuyến khích các nhân viên tham gia, chia sẻ thông tin và hợp tác, cũng như xây dựng các quy tắc và chuẩn mực về cách sử dụng Yammer.
Thiết lập các nhóm và diễn đàn thảo luận
Doanh nghiệp nên tạo ra các nhóm và diễn đàn thảo luận trên Yammer dựa trên các chủ đề, dự án hoặc bộ phận trong tổ chức. Điều này giúp tăng cường sự tham gia và trao đổi của nhân viên.
Khuyến khích chia sẻ nội dung và kinh nghiệm
Các nhân viên cần được khuyến khích chia sẻ các tài liệu, ý tưởng, kinh nghiệm và kiến thức của họ trên Yammer. Điều này giúp lan tỏa thông tin và tri thức trong toàn tổ chức.
Sử dụng công cụ và tính năng của Yammer
Để sử dụng Yammer hiệu quả, các nhân viên cần học cách tận dụng các công cụ và tính năng mà nền tảng này cung cấp. Ví dụ, họ có thể sử dụng tùy chọn @mention để gắn kết thông báo với các thành viên cụ thể, tạo biểu tượng emoji để thể hiện cảm xúc, hoặc tạo phiên bản thảo luận riêng tư cho nhóm nhỏ.
Định rõ mục tiêu và kế hoạch sử dụng
Trước khi bắt đầu sử dụng Yammer, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và kế hoạch sử dụng nền tảng này. Các mục tiêu cụ thể như tăng cường giao tiếp nội bộ, thúc đẩy sự hợp tác hay tạo ra một không khí làm việc sáng tạo.
Đào tạo và hỗ trợ người dùng
Việc cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho người dùng mới sẽ giúp họ nhanh chóng làm quen và sử dụng Yammer một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tổ chức buổi huấn luyện, cung cấp tài liệu hướng dẫn hoặc thiết lập một nhóm hỗ trợ trực tuyến.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng
Cuối cùng, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng Yammer. Thông qua việc thu thập phản hồi từ người dùng, đo lường các chỉ số hiệu suất như số lượng bài đăng, lượt tương tác, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và cải thiện chiến lược sử dụng nền tảng này.
Công cụ cộng tác tương tự khác như Yammer
Ngoài Yammer, có nhiều công cụ cộng tác khác mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để tăng cường giao tiếp, hợp tác và năng suất. Dưới đây là một số công cụ cộng tác tương tự như Yammer:
Microsoft Teams
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác tích hợp trong bộ công cụ Office 365 của Microsoft, cung cấp tính năng chat, hội thoại video, chia sẻ tệp tin và làm việc nhóm hiệu quả.
Slack
Slack là một ứng dụng tin nhắn dành cho doanh nghiệp, cung cấp các tính năng như chat room, gọi video, chia sẻ tệp tin và tích hợp với nhiều ứng dụng khác.
Workplace by Facebook
Workplace by Facebook là phiên bản dành cho doanh nghiệp của mạng xã hội Facebook, cho phép nhân viên kết nối, chia sẻ thông tin và làm việc nhóm một cách dễ dàng.
Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án trực tuyến, cho phép người dùng tạo danh sách công việc, thẻ công việc và theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan.
Asana
Asana là một ứng dụng quản lý công việc và dự án trực tuyến, giúp người dùng theo dõi và tổ chức công việc, giao nhiệm vụ và hợp tác trong nhóm một cách hiệu quả.
Zoom
Zoom là một nền tảng họp trực tuyến, cho phép tổ chức các cuộc họp, webinar và buổi đào tạo từ xa một cách thuận tiện và linh hoạt.
Việc chọn lựa công cụ cộng tác phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi công cụ đều có những điểm mạnh và yếu của riêng mình, do đó cần xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết định triển khai.
Bí quyết triển khai Yammer thành công
Để triển khai Yammer một cách hiệu quả và thành công, các doanh nghiệp cần tuân theo một số bí quyết sau:
Xác định rõ mục tiêu và đối tượng sử dụng
Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và đối tượng sử dụng Yammer. Việc này giúp định hình chiến lược triển khai và tập trung vào những nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết
Việc lập ra một kế hoạch triển khai cụ thể từ việc đăng ký, đào tạo người dùng đến quản lý nội dung và giao tiếp sẽ giúp đảm bảo sự suôn sẻ trong quá trình triển khai.
Thúc đẩy sự tham gia và tương tác
Để Yammer mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp cần thúc đẩy sự tham gia và tương tác của người dùng thông qua việc chia sẻ nội dung hấp dẫn, khuyến khích bài viết và bình luận, cũng như tạo ra không khí hỗ trợ và cởi mở trên nền tảng.
Đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ
Việc đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ là yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai Yammer. Doanh nghiệp cần thiết lập các chính sách, quy định và kiểm soát để bảo vệ thông tin và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan.
Đánh giá và tinh chỉnh chiến lược
Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả và hiệu quả của việc sử dụng Yammer, từ đó tinh chỉnh chiến lược, cải thiện quy trình và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Việc tuân thủ các bí quyết trên sẽ giúp doanh nghiệp triển khai và sử dụng Yammer một cách hiệu quả, tạo ra giá trị và lợi ích kéo dài cho tổ chức.
Yammer cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Yammer không chỉ dành cho các tập đoàn lớn mà còn phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là một công cụ linh hoạt và tiện ích mà các doanh nghiệp có quy mô nhỏ cũng có thể tận dụng để cải thiện giao tiếp và hợp tác nội bộ. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng Yammer cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Giảm khoảng cách địa lý
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có các văn phòng hoặc nhân viên phân tán, việc sử dụng Yammer giúp giảm khoảng cách địa lý và tạo ra một môi trường làm việc kết nối.
Tăng cường giao tiếp nội bộ
Yammer cung cấp một kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin, ý tưởng và kinh nghiệm một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Hỗ trợ quản lý dự án và công việc
Dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu quản lý dự án và công việc nhóm, Yammer cung cấp các công cụ hỗ trợ như tạo danh sách công việc, theo dõi tiến độ và giao nhiệm vụ một cách tổ chức.
Khuyến khích sự hợp tác và đổi mới
Việc khuyến khích sự hợp tác và đổi mới không chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn mà còn quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Yammer tạo cơ hội cho các nhân viên tham gia thảo luận, chia sẻ ý tưởng và tìm kiếm cơ hội hợp tác mới.
Với những lợi ích mà Yammer mang lại, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng công cụ này để nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển bền vững.
Bảo mật và tuân thủ trong Yammer
Bảo mật và tuân thủ luôn là ưu tiên hàng đầu khi sử dụng bất kỳ công cụ cộng tác nào, và Yammer cũng không phải là ngoại lệ. Để đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các quy định, doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề sau khi triển khai Yammer:
Quản lý quyền truy cập
Doanh nghiệp cần xác định rõ quyền truy cập và phân quyền người dùng trên Yammer, đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào các thông tin quan trọng.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân là một yếu tố quan trọng đặc biệt với việc áp dụng các quy định như GDPR. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng thông tin cá nhân của nhân viên và người dùng được bảo vệ an toàn trên Yammer.
Theo dõi và kiểm tra hoạt động
Việc theo dõi và kiểm tra hoạt động trên Yammer giúp phát hiện sớm các hành vi không mong muốn, đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ quy định trong tổ chức.
Đào tạo người dùng
Không chỉ tập trung vào các biện pháp kỹ thuật, doanh nghiệp cũng cần đào tạo người dùng về các nguy cơ bảo mật và quy định tuân thủ khi sử dụng Yammer, giúp họ hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của mình.
Liên tục cập nhật và nâng cấp
Cuộc đua giữa công nghệ và hacker diễn ra không ngừng. Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật và nâng cấp phiên bản Yammer để bảo vệ hệ thống khỏi các mối đe dọa an ninh mới.
Bảo mật và tuân thủ là nền tảng quan trọng để xây dựng một môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy trên Yammer.
Xu hướng tương lai của Yammer
Yammer không ngừng phát triển và cập nhật để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của doanh nghiệp hiện đại. Dưới đây là một số xu hướng tương lai của Yammer mà các doanh nghiệp nên chú ý:
Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác
Yammer sẽ tiếp tục mở rộng khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác, từ Office 365, Microsoft Teams đến các ứng dụng quản lý dự án và CRM, tạo ra một hệ sinh thái công cụ hoàn chỉnh để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh.
Phát triển tính năng trí tuệ nhân tạo
Công nghệ trí tuệ nhân tạo sẽ được tích hợp vào Yammer để cải thiện trải nghiệm người dùng, hỗ trợ tự động hóa quy trình và phân tích dữ liệu để đưa ra thông tin chiến lược hơn.
Tăng cường tính di động
Xu hướng làm việc từ xa và trên di động đang ngày càng phổ biến, Yammer sẽ tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm người dùng trên các thiết bị di động, giúp nhân viên kết nối mọi lúc mọi nơi.
Phát triển tính năng video và hội thoại trực tuyến
Để tăng cường giao tiếp và tương tác trực quan, Yammer có thể phát triển tính năng video và hội thoại trực tuyến tốt hơn, giúp người dùng truy cập nhanh chóng và chia sẻ thông tin một cách sinh động.
Với sự đầu tư và phát triển liên tục, Yammer sẽ tiếp tục là một công cụ quan trọng trong việc thúc đẩy sự kết nối, hợp tác và đổi mới trong doanh nghiệp trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp về Yammer
Yammer là gì?
Yammer là một nền tảng mạng xã hội doanh nghiệp cho phép các nhân viên trong tổ chức kết nối, chia sẻ thông tin, hợp tác và trao đổi ý tưởng.
Yammer có những tính năng nào?
Các tính năng chính của Yammer bao gồm tin tức, nhóm, trao đổi thông tin, tài liệu, bình luận và reacji.
Lợi ích của việc sử dụng Yammer?
Việc sử dụng Yammer giúp cải thiện giao tiếp, thúc đẩy đổi mới, tăng cường hợp tác và gắn kết nhân viên, cũng như nâng cao năng suất làm việc.
Yammer có phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ không?
Yammer không chỉ dành cho tập đoàn lớn mà còn phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với các lợi ích như giảm khoảng cách địa lý, tăng cường giao tiếp và hỗ trợ quản lý dự án.
Làm thế nào để đảm bảo an toàn thông tin trên Yammer?
Để đảm bảo an toàn thông tin, doanh nghiệp cần quản lý quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu cá nhân, theo dõi hoạt động và đào tạo người dùng về bảo mật và tuân thủ.
Kết luận
Trên đây là một cái nhìn tổng quan về Yammer - một công cụ cộng tác mạng xã hội doanh nghiệp mạnh mẽ và tiện ích. Với những tính năng và lợi ích đa dạng, Yammer đã trở thành một phần không thể thiếu trong công cụ số của nhiều tổ chức, từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc triển khai và sử dụng Yammer hiệu quả không chỉ giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác nội bộ mà còn thúc đẩy sự đổi mới và tăng cường động viên nhân viên. Với sự tiến bộ không ngừng, Yammer hứa hẹn sẽ đồng hành và phục vụ tổ chức trong hành trình phát triển và thành công.
